Документ был обозван «комиксом» за изобилие аж из целых двух разноцветных графиков. Обычно, всё-таки, тексты, разбавленные таблицами. Это была такая помесь отчёта о проделанной работе (т.е описание того что и как работает), планов на будущее (лучше эти планы придумывать самостоятельно, чем ждать когда их сверху придумают) и рекламы Windows как перспективного направления.Кроме того этот документ был «рабочим документом» для меня. В нём и рассказывается о выгодах системы для всех участников. Чтобы было что отвечать на вопрос: «А зачем мне вводить в общую базу эту информацию?». Ответ был бы такой: «Вам же нужно то, что ввели в этом, этом и этом подразделении? Вы же это используете? А этим и этим нужна эта информация, которую должны ввести Вы». На самом деле всё и работало на этом «бартере» потраченного времени и полученных новых возможностей (доступе к информации). Но чтобы эффективно договариваться с пользователями мне нужно было знать, что им (конкретно и конкретным) нужно и иметь что-то научно обоснованное, что подтверждало бы выгоды для всех (как общее правило при работе системы). Это всё и было описано.
Но и тут пришлось придумать упрощённую модель процесса, т.к откуда же я знаю, кто и зачем входил в систему, работал он или чай пил? Тут тоже система предположений (которые конечно не факт для 100% случаев), которые позволяют сделать выводы и надеяться на то, что они правильные или близкие к реальности.
Это (как и предыдущий текст про заказы) могло бы быть предметом изучения кафедры статистического моделирования (тут тоже статистика и придуманная модель), хотя я точно не знаю, чем они там занимаются. 

Комикс-приложение к документу

«Описание структуры и организации

автоматизированной системы управления АСУ-АБРАЗИВ»

по данным за 2001 год

Местность – не карта,

и карта – не местность.

Будда

В документе используются данные о регистрации входов и выходов из программ за 2001 год.

Суммы

Общее время использования системы: 1 677 427 минут, что составляет 27 790 часов или 1 158 суток или 3.2 года.

Количество машин, на которых запускались программы – 99

Количество программ – 31, из них в 16-ти есть возможность ввода информации.

Соотношение времени ввода и использования информации

            За 2001 год не появилось новых программ для ввода информации, поэтому время, затрачиваемое на ввод примерно постоянно, и составляет около 55%. Из него:  47% - абразивное производство, 40% – алмазо-эльборовый инструмент и порошки, 13% - материально – техническое снабжение.

Время, которое тратится на просмотр, определяется не только «производственной необходимостью», но и «интересом к системе». «Пик» этого интереса был в августе.

Группы пользователей (подразделения):

 Под «Управлением производством» понимаются работа ПДО и формирование отчетов в ВЦ.

К «Техническим службам» отнесены ОАИ,  БИХ и ИМЦ.

«Отделы» - финансовый отдел, ОТЗ, плановый отдел, ЗУ.

Вводом информации в «Блок МАРКЕТИНГ» (см. Описание структуры и организации АСУ-АБРАЗИВ)  занимаются пользователи отдела маркетинга и отдела внешних связей.

В «Блок ПДО» часть информации вводится со стороны Отделов маркетинга и внешних связей, часть – со стороны ПДО («Управление производством»).

В «Блок ЦЕХ» вводят информацию только цеха.

Группы пользователей, занимающиеся вводом информации в блоки «СБЫТ» и «СКЛАД», объединены под общим названием «Склады готовой продукции».

            Использование общей базы данных, работающей в режиме коллективного доступа, позволяет пользователям, которые занимаются вводом информации в один из блоков системы, просматривать и формировать отчеты по данным, вводом которых занимаются пользователи других отделов. Например, сотрудники отдела маркетинга могут получить информацию о состоянии переданного в производство заказа, к которой, в частности, относятся маршрутные листы, вводимые в цехе.

«Любознательность» групп пользователей

            В таблице ниже для каждого из подразделений, использующих систему дано количество минут, которое было потрачено на ввод и просмотр информации.

            В колонке «Ввод» - количество минут, которое кто-то из сотрудников подразделения потратил на ввод информации.

            Колонка «Просмотр своей» – количество минут, которое провели в программе предназначенной для ввода информации соответствующим подразделением сотрудники подразделения, вводом не занимающийся.

            «Просмотр общей» – время, потраченное на просмотр информации в программах для ввода не предназначенных и в программах, ввод информации, в которые осуществляется другими подразделениями.

            По графам «Проценты» можно сделать некоторые выводы о «роли» подразделения в системе. Например, ВЦ, плановый отдел и финансовый отдел не занимаются вводом, а только используют информацию системы. БИХ и КЦ работают только со своей информацией, не получая никакой выгоды от ввода информации вводимой другими подразделениями. Отдел маркетинга – единственное подразделение, где на ввод «своей» информации тратится времени меньше, чем на ее использование, что, косвенно, указывает на большое количество пользователей и отчетных форм.

«Популярность» информации

Программы, в которых предусмотрен ввод информации, часто используются для ее просмотра, как в подразделении, где информация вводится (колонка «Свои» в таблице ниже), так и за его пределами (колонка «Чужие»)

Экономические аналогии

Предприятие существует, чтобы тратить деньги на выпуск продукции, и получать при ее продаже деньги в возможно больших количествах.

Информационная система существует, чтобы время затрачиваемое на ввод информации компенсировалось возможностью использовать эту информацию возможно большему количеству сотрудников.

Хорошей тенденцией для предприятия является рост выпуска и увеличение рентабельности.

Хорошей тенденцией для информационной системы является ее увеличение за счет появления новых программ для ввода информации (увеличение количества данных) и увеличение количества людей,  использующих информацию.

«Расходы на производство» – «Затраты времени на ввод информации»

«Оплата продукции» – «Время, потраченное на использование информации»

АСУ-АБРАЗИВ может быть разделена на четыре подсистемы, а именно:

• подсистема управления производством абразивного инструмента
• подсистема управления производством инструмента из СТМ
• подсистема управления материально-техническим снабжением
• подсистема обработки оперативных запросов

Эти подсистемы можно сравнить по «объему» и «рентабельности», т.е. количеству времени, которое тратится на ввод информации и соотношению затрат времени на просмотр и ввод.

В таблице выше содержатся только программы из первых трех подсистем. «Подсистема обработки оперативных запросов», т.е. несколько отдельных программ, предназначенных для просмотра информации (без возможности ввода) и формирования отчетов является «надстройкой» и время работы с ней может быть «отнесено» на программы, в которых вводится используемая информация пропорционально времени, которое тратится на ввод:

            Объединив информацию из двух последних таблиц можно получить итоговые данные по подсистемам:

/* Сумма времени по системам на равна той, которая на первой странице. Что-то на 0.5 % съелось при выборке. Лень искать, общую картину это не меняет. */

Т.о. самая «крупная» и «рентабельная» из подсистем – подсистема управления производством абразивного инструмента, не смотря на то, что в подсистеме управления алмазным производством больше отдельных программ.

Маркетинговые аналогии

«Колхоз – дело добровольное», т.к., как показывает практика, люди, в конце концов, используют только то, что захотят сами. Поэтому «рентабельность» системы зависит, в числе прочего, от общего интереса и отношения к системе.

При этом иногда происходят колебания аналогичные колебанию спроса на новый вид предлагаемого товара, т.е. из любопытства приобретает «новинку» большое количество людей, но только часть из них становятся постоянными потребителями.

Видимо именно этим объясняется «пик» в июле-августе. В июне в «подсистеме обработки оперативных запросов» появилась первая программа под Windows – «Поиск данных МТС», что вызвало повышение интереса к системе. Из общего количества заинтересовавшихся, в дальнейшем остались «пользователями» только те, кому информация реально нужна.

Направления развития

Признаком «нормального» развития является расширение за счет появления новых программ. Т.к. основная часть значимых первичных документов уже вводится в систему, расширяться в основном должна «подсистема обработки оперативных запросов» обеспечивая рост «рентабельности».

С июня 2001 года эта подсистема расширяется за счет программ под Windows. Хотя их доля в подсистеме за второе полугодие составляет 0.6 %, именно их привычный интерфейс способен обеспечить максимальное расширение за счет новых пользователей.

Расшифровка эпиграфа

Все цифры в документе, начиная с первой (1677427) следует рассматривать как приближенные, т.е дающие представление о масштабах и соотношениях в рамках выбранной модели.

Ниже перечислены «слабые стороны» модели:

• время нахождения в программе не является единственным показателем, по которому можно делать какие-либо выводы (как и любой другой единственный показатель в любой другой модели). Кроме времени может использоваться, например, количество запусков.
• Некоторые пользователи запускают программу утром и выключают вечером, в этом случае возникает «простой», который не отличим от времени работы
• В суммарное время работы (1677427) вошла только работа больше одной минуты (бывает меньше)
• Ввод любой информации при желании может осуществляться с любой рабочей станции, также как и просмотр. Здесь «считалось», что на части рабочих станций часть информация только вводится, часть – только просматривается.