Управление И компьютер

Очень много чего можно сделать и без компьютера. Правильно разложенные по папками и по столу бумажки позволяют работать с информацией с сопоставимой скоростью. Нужны, конечно, дополнительные хитрости. Договора, например, надо в папку пихать не абы как а в алфавитном порядке названий. И с расположением папок на столе надо «угадать». Но все это в общем нехитрые с технической точки зрения вещи и всё, в конце концов, сводится к быстрому поиску нужных документов.
Компьютер, если эта работа, переложена на него, занимается тем же самым. В нём внутри тоже есть некие хранилища по которым он что-то ищет. Чтобы он это делал быстро в нём внутри есть свои «хитрости».
Но работа, её суть, от изменения инструмента не меняется. Просто в одном случае пальцы перебирают бумажки а в другом в машинной памяти сравнивается какие-то нули и единицы. Есть рабочий процесс. Когда используется компьютер часть действий выполняет он.
Тоже самое с управлением. Управлять можно как угодно. Хоть с компьютером, хоть без него. Но с появлением компьютера управление не перестаёт быть системой из людей, принимающих разнообразные решения. По всей системе как-то размазаны полномочия, т.е есть множество всех решений, которые надо принимать и это множество «размазано» по всем участникам процесса. С другой стороны все работники – люди с какими-то ресурсами например времени. В работающей системе никто не должен становиться «узким местом», из-за которого застопорятся процессы просто из-за «переполнения».
Можно ли перекладывать на компьютер принятие решений? Наверное можно. Но не очень понятно зачем. Ведь принятие решение довольно быстрое действие если предоставлена вся необходимая информация. И именно это компьютер умеет делать  довольно быстро. Пусть он мгновенно посчитает себестоимость заказанного изделия. Соотношение цены и себестоимости можно вывести на экран. Можно сопроводить эту информацию надписью «НЕ ВЫГОДНО». Можно сделать мигающими буквы этой надписи. Вопрос о том, кто принял решение в этой ситуации интересен с философской точки зрения. На деле с решением этого вопроса справится рядовой сотрудник отклонив заказ как очевидно невыгодный. Но можно сказать что «так решил компьютер», ведь именно он дал информацию по которой процесс был отправлен в конкретном направлении.
Стоит ли убирать из этой ситуации человека? Технически это возможно. Вводит менеджер в базу данных возможные заказы, а возвращаются к нему только подтвержденные. Но, по моему это не интуитивно. Ведь имеет смысл освобождать людей от тех вещей, которые требуют того самого ресурса – времени. А такое решение времени почти не требует.
С моей точки зрения назначение компьютера – быстрое выполнение трудоемких операций. Принятие решений по информации можно оставить людям.
Ещё один пример управления. Точнее двух его возможный вариантов. Пусть есть объекты (магазины, рестораны, заводы, прочее). Первый вариант управления. Решить сколько денег должен давать каждый объект и объезжать их, например, раз в неделю забирая оговоренную сумму.
Это – самое настоящее управление. Всё в системе функционирует. Продавцы дают товары покупателям и получают от них деньги. Бухгалтера каждый месяц начисляют и выплачивают им зарплату. Если денег много кто-то решает куда их деть, если мало то решают на чём сэкономить чтобы отдать в головной офис оговоренную сумму. Все решения по текущей деятельности принимаются внутри объекта. Они принимаются постоянно, никуда не исчезая. Только головной офис о них не знает просто потому, что его это не интересует.
Очевидный минус такого варианта – если с объектом что-то происходит, то ничего нельзя сделать. Просто потому, что нет достаточного набора информации для всё тех же решений, мгновенно информация не появляется, а то, что плетут в таких ситуациях - информация сомнительного качества (т.е не пригодна к употреблению).
Противоположный вариант – у объекта просто нет директора и все решения принимаются в головном офисе. А почему нет? Ведь вопрос во все тех же ресурсах времени. Первый вариант работы – просмотр (и подпись) всех платежей. Это затратный путь и есть масса вариантов того как это можно обойти. Например выделить месячный бюджет всем отделам и заблокировать возможность перерасхода. Это избавит от необходимости любоваться на закупку ручек шариковых в количестве 10 штук и обяжет интересовать только тем, что потребоваться сверх нормы.  Это может вообще никогда не потребоваться если чётко объяснить, что так нельзя.
Есть ещё один момент. Все эти подписываемые иногда кучей народа документы существуют не сколько для того чтобы блокировать сколько для того чтобы информировать о происходящем. Когда перед глазами постоянно проходят документы как-то, хоть частично, но фиксируется то, что происходит. Но это – всё то  же время, которое хочется экономить. Информационные системы позволяют работать иначе. Любая такая система позволяет в любой момент расшифровать любую сумму, т.е вывести например список накладных на закупку (с содержанием) если какая-то сумма вызывает удивление или подозрение.
Это немного другой метод работы, возможный только при наличии баз данных со всей информацией. Именно эта возможность посмотреть что угодно в любой момент позволяет отказаться от постоянного информационного потока идущего через глаза.  Это всё тот же объект, который предоставлен сам себе из примитивного варианта управления. Но объект тут предоставлен сам себе до тех пор пока не возникнет повод им заинтересоваться. Т.е сам объект принимает все решения пока по какой-то причине не возникнет повод для взаимодействий. Но если повод возник, то уже есть вся информация для того чтобы общение было содержательным.
Если не ошибаюсь Маркс где-то писал, что человек способен отслеживать только 8 (что ли?) объектов. Поэтому обычно в прямом подчинении больше не бывает. Что-то большое формируется в иерархическую структуру с отдельными производствами и службами но так чтобы их было не больше тех самых восьми (десяти?). Понятно когда Маркс это писал (если писал). Скорее всего там учитывался тот самый объем бумажек которые можно просмотреть, подписать и хоть как-то зафиксировать в памяти.
Отслеживание отклонений от ожидаемого позволяет увеличить это количество. В государственных структурах всё равно обычно несколько сотрудников занимаются большим количеством учреждений. Но причина - та самая рутинная трудоёмкая работа а не невозможность охватить всё картину из очень похожих учреждений.
Когда хозяйствующие субъекты однотипны возникает ещё одна возможность понять, что что-то не так. Если цифры по району/учреждению как-то сильно отклоняются от среднестатистических  значит там происходит что-то необычное.
Обычный повод для звонка на объект – почти месяц прошёл а выручки получено меньше половины. Зафиксирую решение в этой ситуации, которое принимает куратор-руководитель: “Прошло дней 80% (т.е в диапазоне от 50 до 90), выручка = 20% (диапазон от 0 до 50) следовательно надо интересоваться что происходит».
Примерно также менеджер по продажам может по диапазонам рентабельности решать принимать заказ, отклонять или отправлять выше на согласование.
Так вот, когда много одинаковых объектов можно например направить проверку если в каком-то районе месяц за месяцем платежи по коммуналке выше чем у всех остальных. Пусть у них хватает денег. Но чем они там занимаются если происходит нечто чего не должно быть с точки зрения статистики? Это – принципиально новая возможность появившаяся благодаря технологиям. Большой объем данных который должен создавать проблемы становится настолько большим что открывает новые возможности. Но сам принцип, т.е не постоянное отслеживание, а вмешательство только если происходит что-то незапланированное от этого не меняется.
Уменьшение времени работы с одним подконтрольным объектом позволяет повесить на одного управленца большее их количество. Просто этот управленец получает инструмент мощнее чем его собственные руки и голова, что позволяет увеличить его «производительность труда».  

Сюда же напишу про поводы для вмешательства. Поводом в любом случае может быть какая-то информация или набор информаций. Но эта информация это всегда суммирование уже введённых документов. Обычно такая новая бумажка лепится если не за 15 минут то за полдня. Это гибкость системы, позволяющая давать управленцам нужную им информацию тогда когда она нужна.
Есть только одна проблема: всё это делается быстро когда предусмотрена возможность того, что это может потребоваться. Именно поэтому мне очень не нравится сдельная оплата труда программистов. Человек, которому сказали сделать что-то конкретное не будет учитывать возможного развития, т.е того, что может потребоваться. А это означает, что что-то новое будет сложно сделать. Сложно это дорого. А потом опять дорого. Это называется «доилово», но вход в эту ситуацию вызван даже не корыстью а выбранными правилами игры. Если это делается так (т.е отдельными кусками) то раньше или позже получается нагромождение кривых решений. Даже если это работает то менять что-то или дополнять что-то будет сложно и долго.
Это было про возможные технические проблемы. Если их нет, что всё это довольно быстро меняется и настраивается под новые запросы и изменение ситуации, давая возможность видеть всю интересующую информацию (вместе с отклонениями от нормы) и вмешиваться в ситуацию (т.е управлять происходящим если это потребовалось).
Напишу ещё про один вариант. Ни то чтобы очень не приветствуемый но сознательно практикуемый не часто. Моя личная сознательность (с) возникла ещё заводе когда в какой-то необычной ситуации все начали звонить и спрашивать что им делать. Момент был неприятный, телефон раскалился. Ни он ни я не были приспособляемы к одновременной обработке всех этих «запросов информации». Удалось как-то вписаться, отделавшись лёгким испугом но возникло чёткое понимание того, что в системе должны быть налажены горизонтальные связи чтобы они не пытались решать эти вопросы через меня (хотя это стандартная форма работы). Т.е когда возникла ситуация по которой нет указаний надо звонить начальству с тем самым вопросом что делать. После этого был просто прикинут диапазон ситуаций и проговорено куда обращаться с вопросами. Т.е они были соединены напрямую без меня как передаточного звена, а указание делать так было от меня уже получено.
Прописанная схема взаимодействия между подразделениями – выход начальника на начальника, дальше передача работы сотруднику, и обратно тем же маршрутом. «Прописанная» потому что так всё равно никто не работает потому, что это очень долго. Но обращение к чужому подчиненному напрямую может вызвать конфликт. Работа обычно сваливается в тот вариант который всем удобен и прямое общение сотрудников не редкость. Это обычно становится проторенной тропой через дыру в административном заборе через которую ходят вообще все. А имея базу данных можно этот процесс, так сказать, окультурить. Пусть общаются напрямую отправляя запросы информации а оба начальника смотрят чем занимаются их сотрудники без их указания. Ту же схему можно применить при управлении из офиса объектом, в котором решили сэкономить на директоре. Соединить их напрямую и отслеживать происходящее, если уж очень надо работать именно так.
Итого по написанному выше: доступность информации для принятия решении позволят увеличить нагрузку на одного управленца, т.е уменьшить количество управленцев. Решение принимает всё равно человек, а вот быстрой обсчёт информации для принятия решений можно и нужно повесить на компьютер.
Что ещё можно повесить на компьютер? Пусть есть цех. В цехе есть рабочий, обтачивающий болванку, мастер, который руководит рабочим, нормировщик, который считает зарплату рабочего,  цеховой экономист, который рисует все исходящие из цеха бумажки и начальник цеха, который всем этим управляет. Если без конкретных примеров то это рабочие, цеховые управленцы, и цеховые инженеры. Очевидно нельзя убрать только рабочих и хотя бы начальника цеха. Кто-то же должен быть на связи этого цеха с внешним миром. Когда начинаются проблемы первыми сокращают именно инженеров тем более что мастер, которому дана программа по расчету зарплаты вполне может справиться с работой нормировщика. Сможет ли начальник цеха справиться с работой экономиста и сам рисовать бумажки? Тоже сможет.  Особенно если процесс максимально упрощён, информацию кто-то вводит в базу данных, а суммированием занимается компьютер.
Сможет ли рабочий сам вводить информацию о том сколько болванок он обточил? На заводе одна из мастеров в ответ на этот вопрос весьма эмоционально ответила так «Вы рабочего вообще когда-нибудь видели? Вы знаете что это такое?».
Строго говоря, рабочие бывают разные. Рабочий (по сути обязанностей) одного из объектов днём ездил и прикручивал краны а вечером записывал куда он что прикрутил. Менеджер по совместительству работал водителем и грузчиком, т.е не только искал клиентов но и лично ездил и раскидывал то точкам тонну груза каждый день. Получал, естественно, и зарплату водителя и менеджерский процент. Всякие бывают режимы работы продиктованные теми или иными соображениями. Информацию и прикрученных кранах правда потом начала вводить бухгалтер потому что было, видимо, слишком неудобно. Нельзя говорить столь категорично как тот мастер. Но вот говорить о малой психологической совместимости видов деятельности можно.  И о том, что тяжело днём груз тягать а вечером (ночью) звонить тоже можно. Наконец можно говорить о качестве выполнения работ при усталости. И если не жалко шофёра, то ремонт машины на которой он может попасть в аварию из-за усталость, тоже денег будет стоить. Последнее только наполовину шутка. С машинами всё проще чем с людьми. На тот самый Соболь, на котором возили продукцию начали грузить больше нормы. Поедет чуть с перегрузом, не развалится. Пошли счета на ремонт, сигнализируя о том, что нельзя так делать.
На машину можно вешать вычисления. Это то, для чего её придумывали. Результат вычислений довольно часто позволяет упростить процесс принятия решения. Машинный обсчёт (если он качественно сделан) позволяет снизить время на реально необходимую рутину.  Это позволяет убрать тех, кто занимался тем же обсчётом используя другие методы. Нагрузку можно переложить на управленцев, грубо говоря повесив на одного человека работу директора и бухгалтера. Но только если очень хочется. Это уже будет неудобно.
Автоматизировать процесс принятия решений наверное можно по каким-то задачам. Не я не понимаю зачем. Ведь очевидные решения и от человека не потребуют много времени, а информирование о происходящем может быть ценно само по себе.
.