«Касса» (специфика бухгалтерии, валюты)

Раньше бухгалтерию вели на бумаге. Был список операций, т.е список, каждая строка которого означала какое-то перемещение денег на сумму. И была тетрадь, каждая страница которой использовалась для записей по одному счету. Метод двойной записи означает, что каждая строка операций отражается сразу по двум счетам и записывается на двух страницах.
Простенький список операций:

И двойная запись операций по листам – счетам:
 

Более – менее понятно что означает каждый счет. Сч 10 Материалы: дебет – приход материалов, кредит – расход материалов, остаток – остаточная стоимость материалов. У счетов расходов (20, 26) обычно есть только дебет – приход. Операция по кредиту означает возврат расходов (например, если ошиблись).
Первая операция (синяя) породила две строки: в счетах 10 и 40. По остальным так же.
Обычно интересно знать финансовый результат, т.е в прибыль вышли или в убыток. Обычно этот результат становится известен в конце месяца, когда происходит так называемое «закрытие периода» и списание всего что списывается на счет 99 – прибыль. Остаток по этому счету и есть финансовый результат. Можно закрыть «отчётный период» 11 января. Получится список проводок на списание и нужный результат на счёте 99. В данном случае полученная прибыль равная 500. Но так обычно никто не делает.
Выше – придуманные счета и придуманный метод учета. Реальный несколько сложнее, т.е сложнее операции, описывающие процесс и длиннее список проводок закрывающих счета. Кроме того месяц закрывают не первого числа следующего месяца а сильно позже когда точно уже введены все операции за прошлый период. В противном случае придётся открывать закрытое и опять закрывать.
Получается довольно неприятная ситуация. Для оперативного управления, т.е для быстрого вмешательства в процессы информация текущего месяца это самое важное. Но этой-то самой важной информации нет и довольно долго не будет. Лечится это обычно разными способами. Описанным ранним закрытием – открытием и всевозможными бумажками для оперативного управления с суммами этого, этого и этого в плюс а этого, этого и этого в минус. Выглядит это довольно неаккуратно хотя бы потому что довольно странно получать одну и ту же информацию двумя разными методами.
Но ведь если приглядеться, то видно что вся информация уже есть в любой момент времени. А закрывание периода это только метод, удобный при бумажном ведении учета, когда надо только раз в месяц всё просуммировать и переписать со страницы на страницу.
Ведь понятно же что обороты по расходным счетам можно смело считать расходом, а оборот по счету 62 (покупатели) доходом. Машина, в отличие от человека, легко и быстро суммирует эти обороты в любой момент времени.
Присвоив счёту какую-то функцию (доход, расход, остаток) можно выйти на финансовый результат без всякого закрытия периода. Вот так, в данном случае:

В «Кассе» сделано именно это. Все счета вводятся в свои группы:

Счета типа «Расход»:

И под каждым ещё куча субсчетов:

Знание прибыли в любой момент это наверно самое важное. Но есть и другие вещи, которые из-за сильного запаздывания полной бухгалтерской информации приходится делать на многочисленных и разнообразных бумажках типа «Запуск в производство за период с… по….»..
Реальная история. Сбыт принимает заказы для цеха. Зам директора производства подписывает запуск в производство не читая и не суммируя. При этом формально ничего особенного не происходит. Пусть пропускная способность цеха – 100 тонн в месяц. Падает туда тонны по три в день. Так, вроде и должно быть. Но есть одна тонкость. В цехе два участка, делающие разную продукцию. А все заказы идут только на первый участок. Меня поймали в цехе и начали настойчиво объяснять, что у них перегруз. Потом меня поймали в сбыте и тихо сказали про запуск в производство не глядя. Наконец я вытащила на экран цифры, ткнула пальцем и спросила понимающего человека «Может я чего-то не понимаю?». Человек сказал «А-а-а-а…» и, ограничившись этим, убежал в свою комнату. Вообще-то это вывод предприятия на техническое банкротство, потому что работа по предоплате, деньги взяты и уже потрачены а отгрузить продукцию мы не можем.
Можно конечно сказать дежурную фразу про то, что смотреть надо что происходит. У каждого такого процесса есть даже не человек а люди, которые друг друга дублируют и которые должны разные цифры смотреть и разные вопросы вовремя задавать. Но с другой стороны пока нечто конкретное не случиться довольно сложно предположить, что случиться конкретно это. После всех этих событий кого-то письменно обязали смотреть это самое незавершённое производство по двум участкам. А что надо будет обязательно смотреть в следующий раз?
А если бы в любой момент была полная бухгалтерская информация, то происходящее выглядело бы как странное разрастание незавершенного производства одного из цехов (которое в данной системе было бы одним из счетом типа «Товар», т.е не деньги). Если незавершённое производство не разбито на субсчета участков то невозможно понять причину, но хотя бы можно довольно быстро увидеть что происходит что-то необычное. Тоже самое с любой цифрой которая вдруг начитает вести себя как-то необычно.
Подключение работы с базой курсов:

Галка:

Я уже не очень помню, на что влияет эта галка, но точно лучше её включить (или выключить). Зато я нашла ввод курсов прямо из «Кассы»:

Все выборки информации по валютам осуществляются через этот VIEW:

Все прочие просмотры и хранимые процедуры обращаются к нему и получают то, что посчитано по указанной формуле. Если вдруг надо будет всё приводить к рублю то достаточно поменять эту формулу.
Точно также если вдруг потребуется завести ещё одну значимую при расчете суммы валюту то достаточно ввести её в справочник валют, присвоить какой-то номер Npp:

 и обрабатывать в этом [dbo].[viw_dKassa_3VAL] этот номер.
Конвертация далеко не всегда идёт по курсу ЦБ. Когда курс конвертации отличается отличие становится либо прибылью либо убытком:

В данном случае за 100 USD кто-то дал только 6000 руб., обманув получателя на 10 центов (ведь тут всё приводится к доллару).
p/s

Структуру базы удобно смотреть в процедуре sp_DEL_ALL. Эта процедура чистит базу от всех пользовательских данных (не трогая, например, список волют). Она была сделана как раз на случай если кому-то нужна чистая база для использования с нуля.  В ней довольно много комментариев, типа такого:

… позволяющих понять, что где хранится.